Внутренний контроль в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ является составной частью общей системы внутреннего контроля организации. Основной задачей внутреннего контроля является контроль за соблюдением требований законодательства, в том числе лицензионных требований, при осуществлении организацией хозяйственной деятельности. Кроме этого, внутренний контроль направлен на выявление и предупреждение нарушений в деятельности организации, а также установление причин и виновных лиц, допустивших такие нарушения.
Отсутствие системы внутреннего контроля или недостаточный уровень её эффективности приводит к нарушениям требований законодательства, что неотвратимо влечёт привлечение организации и её должностных лиц к административной или уголовной ответственности, последствиям регулятивного характера в виде приостановления или аннулирования лицензии.
Внутренний контроль в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ организации осуществляется через:
- разработку внутренних документов в соответствии с действующим законодательством;
- назначение лиц, ответственных за соблюдение внутренних документов;
- управление рисками;
- установление персональной ответственности сотрудников за несоблюдение внутренних документов;
- внедрение в практику методов и способов реализации внутреннего контроля с помощью системы двойного контроля и специализированного программного обеспечения;
- исключение конфликта интересов;
- выстраивание эффективных внутрикоммуникационных каналов связи между сотрудниками, сотрудниками и руководством, компании с окружающей средой в лице третьих лиц (контрагентов, партнеров, клиентов, надзорных органов);
- чёткое разделение полномочий сотрудников;
- проведение инструктажей и обучения как внутри организации, так и в специализированных учебных центрах.
Перечень документов в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ:
- Правила внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ (с учётом последних изменений) с приложениями:
- Должностная инструкция специального должностного лица ответственного за соблюдение Правил внутреннего контроля.
Приказы и распоряжения:
- Приказ об утверждении и введении в действие правил внутреннего контроля.
- Приказ о назначении специального должностного лица (СДЛ) или ответственного лица.
- Приказ об утверждении форм учёта сотрудников, прошедших вводный (первичный) и целевой (внеплановый) инструктаж.
- Приказ о проведении внутренней проверки в организации.
- Приказ об утверждении порядка проведения проверки знаний сотрудников.
- Распоряжение об отказе от выполнения распоряжения клиента о совершении операции.
- Внутреннее распоряжение о замораживании (блокировании) денежных средств или иного имущества.
- Внутреннее распоряжение о приостановлении операции (сделки).
- Внутреннее сообщение об операции (сделке).
Справочники. Перечни:
- Справочник кодов видов организаций, индивидуальных предпринимателей, лиц, являющихся субъектами Федерального закона.
- Справочник кодов видов операций (сделок), подлежащих обязательному контролю, информация о которых представляется в Росфинмониторинг.
- Справочник кодов видов признаков необычных операций (сделок), информация о которых представляется в Росфинмониторинг.
- Справочник кодов ролей участников операций (сделок).
- Справочник кодов видов документов, удостоверяющих личность или подтверждающих право иностранного гражданина, или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации.
- Справочник кодов видов отраслевой принадлежности.
- Справочник кодов видов участников операций (сделок).
- Справочник кодов видов документов, являющихся основанием/подтверждением совершения операции (сделки).
- Справочник кодов драгоценных металлов и драгоценных камней, ювелирных изделий из них и лома таких изделий.
- Перечень критериев и признаков необычных операций (сделок).
- Перечень должностей иностранных публичных должностных лиц и тех, кто относится к членам их семей и близким родственникам.
- Перечень признаков операций, видов и условий деятельности, имеющих повышенный риск совершения клиентами операций в целях ОД/ФТ.
По обучению сотрудников:
- Перечень сотрудников, которые должны проходить обязательную подготовку и обучение в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ.
- Формы учёта сотрудников, прошедших вводный (первичный), дополнительный инструктаж и целевой (внеплановый) инструктаж.
- Программа обучения вводного (первичного) инструктажа, дополнительного инструктажа и целевого (внепланового) инструктажа.
- Тест проверки знаний сотрудников.
Отчёты:
- Отчёт о проведении внутренней проверки в организации.
- Акт (отчёт) проверки наличия среди своих клиентов организаций и физических лиц, в отношении которых применены либо должны применятся меры по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества.
- Акт проверки наличия среди клиентов публичных должностных лиц всех категорий.
Журналы:
- Журнал взаимодействия с клиентами при запросе информации.
- Журнал учёта информации о примененных мерах по замораживанию (блокированию) принадлежащих клиенту денежных средст
- в или иного имущества.
- Журнал отказов от выполнения распоряжений клиентов о совершении операции.
- Журнал учёта информации о приостановлении операций с денежными средствами или иным имуществом.
- Журнал учёта и фиксирования информации о выданных денежных средствах физическим лицам, включенным в Перечни.
- Журнал сообщений, направленных в уполномоченный орган по результатам проведенной сверки клиентов с Перечнем лиц, в отношении которых имеются данные об их причастности к экстремистской деятельности (квартальные сообщения).
- Журнал учёта внутренних сообщений.
- Журнал обработки ФЭС.
Анкеты:
- Анкета клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, бенефициарного владельца – физического лица
- Анкета для установления публичных должностных лиц
- Анкета клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя – юридического лица, иностранной структуры без образования юридического лица
- Анкета клиента индивидуального предпринимателя, физического лица, занимающегося в установленном законодательством РФ порядке частной практикой
В отдельных случаях могут быть затребованы дополнительные документы, что, как правило, является следствием субъективного понимания (или непонимания) законодательства конкретными сотрудниками надзорных органов.
Мы готовы помочь вам в формировании полного пакета документов в целях ПОД/ФТФРОМУ